Mire figyeljen online regisztráció megrendelésekor?
Tavaly előtti tájékoztatónk mellé idén készítettünk még egy rövid tájékoztatót rendezvényekhez kapcsolódó online regisztráció szolgáltatásunkról, és ennek nyomán merült fel bennem, hogy összefoglalom, mire érdemes odafigyelnie annak, aki ilyet szeretne elérhetővé tenni rendezvényéhez kapcsolódóan.
Először el kell készíteni egy weboldalt, amely a rendezvény vagy a szervező arculatához illeszthető, majd fel kell tölteni tartalommal – ez bármilyen más webfejlesztéshez hasonlítható. Újabban mi már ezt is WordPress alapon oldjuk meg, hogy a tartalom kezelése mind ügyfelünk számára, mind általunk egyszerűbb és áttekinthetőbb legyen. Ez bővül egy regisztrációs lappal, ami mögött az ezt feldolgozó szoftver, és a meghívottakat, visszajelzéseket tartalmazó adatbázis húzódik meg. A már beérkezett visszajelzések megtekintésére és a szervezés támogatására ehhez elengedhetetlen online jelentések tartoznak.
Mikor éri meg egy ilyen online regisztrációt üzemeltetni?
- Akkor, ha az eddig felsorolt alap funkciókat az esemény jellege, a megrendelő életében az esemény fontossága, és a résztvevők száma ezt indokolja, kitermeli.
- Általában ez az összeg 100 meghívottig értelmesebben elkölthető másra, akár színvonalasabb műsorra, cateringre, ajándékra, és a 100 fő még éppen kezelhető akár Excelben is, ha rendelkezésre áll egy rátermett adminisztrátor kolléga.
- Akkor is elviselhetővé válik az online rendszer többlet költsége, ha több rendezvényből álló sorozatra készítteti el, itt ha esetenként 20-40 látogatóra számít, de 10-15 alkalommal van szüksége ugyanarra az online szolgáltatásra, már jól beépül az egy főre jutó költség a többi költség mellé.
- Az is megfontolandó, hogy ha nincs online regisztráció, akkor készíttetne-e weboldalt? Ha nem, akkor a teljes szolgáltatás jóval nagyobb költségnövekedést jelent. Ha készíttetne amúgy is külön weboldalt, microsite-ot a rendezvényhez, akkor ha ez ugyanott készül, ahol az online regisztráció is, utóbbi már nem növeli olyan mértékben az egy vendégre számolt költséget.
Mi növelheti a költségeket?
Amennyiben egy jó megállapodás születik Ön és szolgáltatója között, és már úgy kér ajánlatot, hogy az alábbi funkciók közül pontosan elmondja, mire lesz és mire nem lesz szüksége, akkor az ajánlatadó nagyobb biztonsággal vállalja árait, és kevésbé van szüksége arra, hogy ráhagyjon az árakra, csökkentve azt a kockázatot, hogy a megállapodás után az extra igényeket a jó viszony fenntartása érdekében külön költség kiszámlázása nélkül teljesítse. Néhány ötlet, milyen funkciókra lehet szüksége, vagy mik azok, amikről biztosan jelezheti, hogy nem kéri:
- VIP- és/vagy előadói státus követése,
- összetettebb regisztráció megvalósítása, jelentkezés további szekciókba, előadásra, szimpóziumra, bizottsági ülésre, stb. ,
- konferencia esetén az életrajzok és előadásvázlatok feltöltése minden választható nyelven, amennyiben sok előadó van, vagy sok nyelven kell elérhetővé tenni a dokumentumokat
- szavazás a regisztrációkor bizonyos kérdésekről,
- étkezéshez bővebb menüválasztás,
- negatív részvételi szándék jelzésének lehetősége (nem veszek részt),
- irányítószám, város, cím, külföldiek esetén állam, ország,
- nemzetközi rendezvény esetén vízumkötelezettség esetén meghívólevél igénylése,
- útlevélszám és érvényességi adatok, születés helye, ideje, nemzetiség, beszélt nyelvek, stb.
- Magyarországon tartózkodás meghosszabbítása a konferencia utánra,
- szállás-foglaltság tényleges figyelése, szállodai érkezés, korai érkezés, késői kijelentkezés lehetősége
- bankkártyás fizetés lehetősége (korábbi cikkünk témája)
- eltérő fizetési módok, bankkártya-adatok tárolása (ezeket alapesetben csak a bank kapja meg!),
- online ültetés körasztalokhoz, vagy színházterembe,
- a résztvevőket kísérő házastársak kezelése, részvétele városnéző programokban,
- különleges jelentések: az egyes programokban részt nem vevők lekérdezése, a rendezvény idején születésnapjukat ünneplők listája, rendszámok listája a parkoláshoz, stb.,
- körlevél készítése borítékcímkézéshez,
- hierarchikus adatjelentés készítése PDF formátumban utólag felvett adatok (pl. terembeosztás, ültetés, utaztatás) alapján, stb.
Remélem, a fentiekkel segítséget nyújtok online regisztrációjának megvalósulásához, és ezzel a jövőben több olyan rendezvény lesz, ahol a meghívottak ezt a plussz szolgáltatást megkaphatják. Ha hasznosnak találja, töltse le a fenti információkat is tartalmazó ismertetőnket:
A regisztráció négyoldalas technikai ismertetője (PDF, 110kB)
Online rendezvény-regisztráció (PDF, 242kB)
